Meseria de Secretară/ Asistent manager

Meseria de secretară a fost privită, pe nedrept – in trecut, ca fiind un post destinat exclusiv femeilor cu studii medii, care arată bine și știu să-și construiască relații cu șefii.

S-a mai spus, de-a lungul timpului, că secretara este cea care știe totul într-o companie și că e indicat să te înțelegi bine cu ea, dacă vrei să afli ultimele noutăți.

Dincolo de toate aceste clișee, munca unei secretare presupune activități administrative, organizatorice, manageriale și de marketing, în subordinea directă a unui director de firmă sau șef de departament. 

Nu există o definiție universal valabilă pentru meseria de secretară, decât în măsura în care, indiferent de context, ea presupune prezența permanentă și implicarea în toate activitățile organizate de conducerea instituției sau a companiei. 

Funcția în sine este descrisă în fișa postului, cu respectarea contractului individual de muncă și a regulamentului de ordine interioara.

Evaluarea performanțelor unei secretare se realizează după criterii care includ:

  • gradul de pregătire – de bază, cursuri de specialitate;
  • experiența în domeniu;
  • abilitatea de a lucra cu echipamente performante, o bună cunoaștere a noilor tehnologii și a mijloacelor moderne de comunicare;
  • cunoașterea temeinică a cel puțin unei limbi de circulație internațională
  • Fiind, doar muncă de birou- riscurile pe care le presupune exercitarea atribuțiilor 

Atribuțiile unei secretare s-au schimbat foarte mult de-a lungul timpului, odată cu dezvoltarea tehnologiilor și cu apariția unor noi valori în companiile și instituțiile moderne.

Ca secretară, va trebui să va asumati următoarele responsabilități:

  • gestionarea agendei managerului direct;
  • planificarea orarului de lucru al directorului;
  • verificarea corespondenței electronice și fizice;
  • formularea unor răspunsuri competente atât în limba română, cât și în una sau mai multe limbi de circulație internațională, la e-mail-urile primite de la clienții companiei;
  • organizarea meeting-urilor personalului la biroul directorului;
  • întocmirea corespondenței și a altor documente, reglementări, regulamente, statute, împreună cu departamentele de HR și cel Juridic și capacitatea de a căuta și de a găsi informații în aceste acte, dacă există vreo solicitare în acest sens;
  • încheierea minutelor la întruniri și pregătirea documentelor necesare pentru acestea și după acestea, în funcție de cerințe;
  • participarea la training pentru alți angajați din cadrul serviciului de secretariat;
  • rezolvarea problemelor administrative în cazul unor evenimente organizate în afara firmei – rezervări pentru cazare, cumpărarea biletelor de avion sau pentru alte mijloace de transport, comunicarea cu alte departamente ale companiei pentru asigurarea diurnei etc.

Așadar, chiar dacă, la prima vedere, meseria de secretară pare accesibilă oricui, ea presupune foarte multă responsabilitate. Dincolo de studiile în sine, mai importante sunt abilitățile de comunicare, organizare și de gestionare a situațiilor de criză. 

Tipuri de funcții de secretară existente in tara noastra

Toate cerințele pentru un astfel de post depind de specificul și de nevoile angajatorului. În principiu, dacă doriti să fiti angajată ca secretară, puteți candida pentru mai multe tipuri de funcții, cum ar fi:

  • secretară ucenică – dactilografiati scrisori și alte documente, preluati mesajele, va ocupati de corespondența prin e-mail și poștă; nu aveti responsabilități;
  • secretară entry level – dactilografiati corespondența, editatii texte pe computer, preluati mesajele, gestionanati corespondența, va ocupati de chestiuni legate de protocolul firmei, organizati ședințe și conferințe; avetii responsabilități limitate;
  • asistentă personală – de obicei, este vorba despre un post de subalternă a unui director executiv; organizati activitatea șefului, gestionatii corespondența în limba maternă și nu numai, aveti cunoștințe temeinice de calculator, întocmiti rapoarte, referate, broșuri, organizati agenda directorului, gestionati evenimente care au loc în afara sediului companiei, va ocupati de partea administrativă a călătoriilor de afaceri, va trebuie cunoștințe minime de contabilitate, participati la întâlniri de afaceri; aveti responsabilități care va permit să aveti acces la actul de conducere;
  • asistent manager – lucrati în sfera conducerii companiei și suntetii în subordinea unui director general sau a unui manager; supravegheati îndeplinirea atribuțiilor secretarelor ucenice sau entry level, coordonati activitatea personalului administrativ (curieri, șoferi, personal de serviciu), traduceti din limbi de circulație internațională, organizati protocolul de ședințe, conferințe, întâlniri de afaceri, cursuri de perfecționare/calificare/specializare profesională, puteți primi delegare de autoritate și să luati decizii în numele șefului , analizati și evaluati activitatea de secretariat, va ocupati de recrutarea personalului din subordine, aveti posibilitatea de a avansa; responsabilitățile sunt foarte mari.

Bineînțeles, pe lângă aceste tipuri de joburi, mai sunt și altele care implică o pregătire complexă și atribuții pe măsură și la care poți accede prin concurs și având experiență în domeniu. Printre ele, pot fi menționate funcțiile de: secretară șefă, șefă de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de sănătate, învățământ și lista poate continua…

În funcție de specificul postului și de nevoile angajatorului, fisa postului poate fi mai simplă sau mai complexă. Unele companii sau instituții ale statului îți pot cere studii de specialitate, cum ar fi anumite cunoștințe de contabilitate, marketing, management sau experiență în domeniul de activitate.

Rețineti că, în funcție de politica firmei la care va angajati, denumirea postului poate diferi și te poți numi secretară, asistent manager sau asistentă personală. 

Atenție, însă! Titulatura funcției poate fi înșelătoare, în ceea ce privește atribuțiile pe care le vei îndeplini. Cu alte cuvinte, poți întâlni o ofertă de job de Asistent Manager cu cerințe minime și una pentru un post de secretar-șef în domeniul învățământului care îți va solicita o pregătire complexă și câtiva ani de experiență.

Fiind un job  care implica studii medii si o specializare acreditata, salariul de secretară variază în funcție de mai multe criterii.

În primul rând, depinde de complexitatea jobului, pentru că una este să fti o simplă secretară într-o firmă mică și să nu vi se ceară altceva decât să organizati agenda managerului și să va ocupati de chestiunile administrative și alta este să vi se solicite să va implicati în coordonarea tuturor acțiunilor din companie, să asistati la ședințele de management și să gestionati un întreg calendar de evenimente. 

Potrivit specialiștilor din domeniul recrutării forței de muncă, există și alți factori care influențează valoarea salariului de secretară: 

  • regiunea/zona în care lucrati – de obicei, veniturile salariale din București sunt mai mari decât în restul țării; dacă obținrti un astfel de post în Capitală, puteți câștiga de la 1.200-2.000 de lei net (bani în mână) în sus , însă în zone mai puțin dezvoltate din țară, e posibil să nu depășiti, în medie, 2.000 de lei net lunar; 
  • nivelul de experiență – dacă nu aveti niciun fel de experiență în domeniu, salariul mediu net lunar poate porni de la 1.200 de lei, în București;
  • studii și dimensiunea companiei – sunt firme din mediul privat, dar și instituții ale statului, unde salariul unei secretare sau al unui asistent manager poate ajunge și la 1.000 de euro (în jur de 4.000 de lei pe lună), potrivit specialiștilor din domeniul recrutării forței de muncă.

Meseria de secretară presupune din ce în ce mai multe atribuții și competențe și, implicit, dacă doriti un post bine plătit și cu posibilitatea de a evolua profesional, aveti nevoie de o pregătire excelentă și de experiență.

Depinzând de tipul funcției de secretară pe care îl doriti, posibil, vi se vor cere, cateva din următoarele studii in vederea ocuparii postului

  • studii medii, cu diplomă de bacalaureat;
  • Cursuri de specializare/calificare pentru secretare/ Asistent manager;
  • absolvirea cursurilor unui colegiu care pregătește cursanți/elevi pentru posturile de secretară sau asistent manager;
  • studii superioare – Facultatea de Drept, Academia de Studii Economice;
  • cursuri de specialitate – contabilitate, marketing, management;
  • atestate – pentru limbile străine;
  • certificate – pentru operarea programelor de calculator.

Dincolo de studiile în sine, pentru o secretară sunt foarte importante competențele pe care le are.

Prin urmare, dacă va gânditi sa ocupati unui astfel de job, veti avea nevoie de anumite calități, cum sunt  :

  • bun organizator – va trebui să gestionati agendele de evenimente, să va ocupati de organizarea de evenimente, de respectarea regulilor de protocol;
  • rezistență la stres – odată ce acceptați un astfel de job, va asumati că trebuie să fiti rezistenta la stres, pentru că vor exista unele perioade foarte aglomerate; va trebui să va adaptati oricărei situații și să găsiti soluții pentru toate probleme care apar; 
  • capacitate mare de concentrare – o secretară bună poate fi descrisă ca fiind multitasking, adică rezolvă foarte multe lucruri în același timp și foarte repede; pentru aceasta, este obligatoriu să va puteți concentra foarte bine;
  • bun comunicator – ca secretară, va trebui să gestionati corespondența și să elaborati răspunsuri; ataptabil la munca in echipăfiind esențial să colaborati cu toate departamentele companiei;
  • răbdare, încredere și punctualitate – sunt calități care nu va pot lipsi dacă doriti să obțineti un astfel de job,deoarece aceasta munca presupune meticulozitate, precizie, un bun simț de observație, seriozitate și respectarea deadline-urilor;
  • conduită elegantă – indiferent ce tip de secretară veti fi, reprezentați  imaginea instituției sau a companiei care v-a angajat.

Dacă va gânditi să începeti un job de secretară,  asistentă personală sau asistent manager, trebuie să știti că rolul vostru va fi destul de important și va cere calificare si  implicare totală în ceea ce veti face.

Pentru a fi calificate in acest domeniu, va asteptam la Cursul ASISTENT MANAGER- acreditat ANC….detalii aici..

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.