Secretariat Administrativ

Activități principale

• Crearea, înregistrarea, distribuirea și arhivarea documentelor oficiale.
• Preluarea apelurilor telefonice și transmiterea mesajelor și e-mailurilor.
• Stabilirea întâlnirilor și organizarea ședințelor de lucru.
• Redactarea înscrisurilor, multiplicarea materialelor și clasarea documentelor.
• Activități de corespondență, protocol, relații cu publicul și organizarea manifestărilor.
• Reprezentarea managerului la primiri oficiale și discuții cu partenerii de afaceri.

Atribuțiile secretariatului

• Executarea lucrărilor de registratură generală: sortare, înregistrare, datare și distribuire.
• Lecturarea, prezentarea, repartizarea și urmărirea rezolvării corespondenței primite.
• Pregătirea răspunsurilor și a corespondenței pentru semnare și expediere.
• Organizarea sistemului informațional: primirea, prelucrarea și transmiterea informațiilor.
• Organizarea ședințelor și pregătirea materialelor necesare.
• Evidența consumabilelor, delegațiilor și deplasărilor și utilizarea aparaturii moderne de birou.
• Respectarea disciplinei muncii și perfecționarea profesională permanentă.

Funcțiile secretariatului

Managerul concepe documentul sau aplică o rezoluție, iar secretariatul preia operațiunile de redactare, stilizare, distribuire și păstrare a informațiilor prelucrate.

Un secretariat bine organizat degrevează managerul de activitățile administrative de rutină și contribuie la folosirea rațională a timpului de lucru.

• Tratarea informațiilor și documentarea.
• Filtrarea și facilitarea contactelor conducerii.
• Asistarea directă a managerului.
• Reprezentarea conducerii.
• Informarea, comunicarea și derularea operațiunilor administrative.

Competențe profesionale

• Redactare rapidă și corectă, corespondență oficială și corectură editorială.
• Clasarea și arhivarea actelor, corespondenței și documentelor.
• Organizarea fluxului de informații și menținerea evidențelor la zi.
• Organizarea întâlnirilor, ședințelor și conferințelor și redactarea proceselor-verbale.
• Documentare, selectarea surselor și difuzarea materialelor de informare.
• Utilizarea calculatoarelor și a aparaturii moderne de birou.
• Întocmirea de rapoarte, referate, statistici, grafice și tabele.
• Filtrarea solicitărilor și transmiterea corectă a comunicărilor telefonice.

Organizarea secretariatului

Activitatea de secretariat folosește resurse umane bine pregătite și resurse materiale care asigură condițiile de lucru: spațiu, iluminat, mobilier, izolare fonică și echipamente de birou.

În firmele mici, secretariatul este de regulă centralizat. În organizațiile mari poate fi parțial centralizat în birouri colective și parțial descentralizat prin cabinete și secretari ai conducătorilor.

Conținut tematic și competențe specifice

• Utilizarea echipamentelor și aplicațiilor digitale pentru planificarea și organizarea activității.
• Aplicarea prevederilor privind sănătatea și securitatea în muncă și situațiile de urgență.
• Aplicarea regulilor pentru protecția și conservarea mediului.
• Selectarea instrumentelor digitale și realizarea de conținut text, imagine, audio și video.
• Tehnici de planificare, managementul timpului, prioritizarea și administrarea activităților zilnice.

Perspective profesionale

Rolul secretariatului evoluează odată cu tehnologia. Calculatorul preia sarcinile repetitive, iar profesionistul din secretariat se implică tot mai mult în activități administrative, economice, juridice și manageriale.

Utilizarea eficientă a secretariatului este o modalitate importantă de creștere a eficacității muncii manageriale și de organizare rațională a activității conducerii.